デキる人は皆やってる!仕事がスムーズに進む断り方4つのコツ

ビジネスの場面において、『断る』という行為は重要な意味を持っています。社内外から次々に舞い込んでくる仕事の依頼や頼み事、さらには飲み会などの半ばプライベートなお誘いなどをすべて引き受けて処理できるのであれば、それがベストであることは言うまでもありません。とはいえ人の能力、そして与えられる時間は無限大ではなく、時には…というよりもかなりの確率でお断りをしなければならないケースというものが出てきてしまいます。

しかしこの『断る』というのがなかなかの曲者です。相手からの依頼や誘いを断るというのは、極端に言えば相手から寄せられた期待を裏切りかねない行為です。ことに仕事が絡む場合には、それが後々にまで響いてくる結果になることも珍しくありません。

断ることで相手の不興を買うことは避けたい、かといってなんでも引き受けていては身が持たないし、中途半端なやっつけ仕事で信頼を失うのも困る…そんな悩みを抱えるビジネスパーソンは多いのではないでしょうか?そこでここでは、仕事をスムーズに進めるためには欠かせない上手な断り方の4つのコツをご紹介します。

まずもっとも重要なことは、できないことはできないとはっきり言うということです。特に上司や取引先などに対して、『無理です、できません。』ときっぱり伝えるのははばかられるもの。ついつい『検討します。』『善処します。』といった曖昧なワードでその場を切り抜けようとはしていませんか?しかしこれではそもそもの目的である『断る』ことはできていません。また、相手にとってもできるのかできないのかよくわからない返答は不誠実に感じられる可能性が高いでしょう。

とはいえただ単に『できない』というだけでは、相手は拒絶されたと感じて不快な気持ちになるでしょうし、仕事がデキない人間という評価を下しかねません。そこで2つ目のコツとして、理由を明確に伝えることがとても大切です。『急ぎの仕事がある』『すでに外せない予定が入っている』など、理由をきちんと伝えることで、相手も断られることで嫌な思いをせず、納得することができます。

3つ目は残念だという気持ちをきちんと表すことです。たとえきちんとした理由があったとしても、『○○だから無理です』の一言で済ませてしまうのはNGです。上でも述べたとおり相手はあなたに何らかの期待を寄せているわけですから、それを無下に断られたと感じれば気を悪くすることもあるかもしれません。『申し訳ないのですが…』『とても残念なのですが…』など断る前にワンクッション入れることを忘れないでください。

そして最後の1つは、代替案を出すことです。どんなに言葉を尽くしても、断って終わりにしてしまったら、相手には『断られた』という記憶しか残りません。次につなげたいという気持ちがあるのであれば、別の日程やアイディアをこちらから提示するのがよいでしょう。

断るというと、とかくマイナスのイメージに取られがちですが、コツを抑えた断り方さえ知っていれば決して悪い結果ばかりをもたらすことはないのです。仕事のデキる人イコール上手な断り方を知っている人といっても過言ではありません。4つのコツをマスターして、仕事がデキる断り上手を目指しましょう。