次につなげる!仕事がデキる人のお断りメール虎の巻

仕事をしているうえで、社内外を問わず依頼や要望に対して断りの意思を伝えなければならない機会というのは少なくありません。特に最近では、メールを通じて断る機会というのは増える一方かと思います。

メールの方が直接面と向かって話をするよりも、言いにくいことを伝えやすいと感じる人もいるかもしれません。しかし声のトーンやしぐさ・表情といった対面ならではのコミュニケーションテクニックが使えないというのは、むしろメールのデメリットと言えます。メールで伝わるのは文字・言葉のみです。それはつまり言葉選び1つで相手に与える印象が大きく変わってしまう可能性があることを示しているのです。

また、相手の反応や表情が見えないというのもメールのデメリットの1つです。うまく断ったつもりでも、もしかしたら相手は気分を害し、今後の取引について考えを改めているかもしれません。そうしたリスクを少しでも軽くするために、ここではビジネスシーンにおける正しいお断りメールについて考えてみましょう。

仕事関連のお断りメールを作成するうえで何よりも重要なのは、自己本位な内容にならないようにすることです。お断りをする上で理由を伝えなければならないというのは当然のことですが、その理由が自社・自分の事情を前面に押し出したものであると、相手に与える印象は悪くなってしまいます。相手に迷惑をかけてしまう、デメリットがあるなど、最大限先方のことを考えてお断りをしているというスタンスだと理解してもらえるように、理由の伝え方は考えましょう。

例えば同じ『製品の納期が間に合いそうもないので依頼を受けられない』ということでも、そのまま伝えるのでは自社の事情ということになってしまいます。『納期遅延が起こった場合ご迷惑をおかけしてしまう』、『納期短縮によって品質不良があってはいけない』などというような文面にすれば、少なからず自己本位なイメージから離れることができます。

もう1つ忘れてはいけないのは、断る文面の前後にしっかりフォローを入れることです。具体的には、まずはメールの文頭に依頼に対するお礼の文言を、そして最後は次回につなげられるような一言で締めるというような形式です。

どんなに断り方が上手で礼儀を尽くしたものであっても、やはりそれだけではそっけない印象になってしまうことは避けられません。特に後半は、異なるアイディアなど代替案となるものを提示できると、断りながらもポジティブな印象を持たせることができるでしょう。

冒頭にも述べたとおり、メールというツールはただ依頼を断るだけのために使うならばむしろ対面よりも気を遣う必要はなく、手間もかかりません。しかしビジネスパーソンとして、本当の意味で断りのメールを使いこなすために大切なのは、そのメールを今後につながるきっかけの1つにすることなのです。お断りメールのテクニックをマスターすることが、仕事がデキる人の仲間入りのための第一歩と言えるでしょう。