会議で使える!自分の意見を正しく伝えるための3ステップ

会社という組織の中で働いていれば、会議など複数の人のいる場で自分の意見を言わなければならないという機会がある人は少なくないと思います。1対1で話をするのに比べて、会議で意見を発するのでは多少ならず勝手が違うので、あまり得意ではない、緊張してしまう…という人もいるのではないでしょうか?

どんな場所、相手であれ、『自分の意見を伝える』ということにおいて、基本的な部分が全く変わってしまうということはありません。しかしその一方で、多数の人に対して自分の意見をより伝わりやすくするためには、相応のテクニックが必要になることもまた事実です。

会議のような1対複数という形で意見を伝えなければならない場に臨むにあたっては、準備段階から含めて3つのステップを意識することをおすすめします。それぞれのステップについて、詳しく説明していきましょう。

まず最初のステップは、事前準備です。自分の意見を自分以外の、それも複数の人にわかるように伝えるためには、自分自身がその意見についてしっかり理解し、納得しておかなければなりません。場合によってはその意見に対して、質問や反対意見が出てくることも考えられます。

まずはベースとなる論旨、キーワードをしっかりと固めるところから始めてください。必要があれば資料としてまとめ、それでなくてもちょっとしたメモを作っておくとよいでしょう。そのうえで考えうる質問・反論に対する応答もある程度シミュレーションしておくことができればほぼ万全…と言いたいところですが、これに関しては予想通りの反応が返ってくるとは限らないのであまり考えすぎるのは危険です。

2つ目のステップは、会議の場において、他の人の意見をよく聞くことです。会議で自分だけが意見を述べるということはあまりなく、たいていの場合は意見の出し合い、交換という形になると思います。そのやり取りの流れによっては、自分が事前に用意しておいた意見をそのまま伝えるだけではそぐわない状況になってしまうこともあり得るでしょう。

どんなに良い意見も、話がずれている、論点から外れているとみなされれば評価を得ることはできません。他者の意見、話の流れをよく読んで、それをうまく取り入れ、自分の意見を多少なりとも修正していくことが必要な場合もあります。

最後のステップは、いよいよ自分の意見を伝えるところです。ここで意識してほしいのは、伝える順番です。自分の意見とは何かということを考えた時に、何よりも重要なのは結論です。したがって、まずは結論から、そのあとに理由や論拠を説明するという形をとることで、複数の人にも誤りなく意見が伝わりやすくなります。

3つのステップを意識して、準備から始めれば、会議で自分の意見を伝えるのに苦労することはまずないと言ってもよいでしょう。特に最初のステップである準備は非常に重要です。ここがしっかりできていれば、実際の意見を伝える場で多少予想外のことが起きたとしてもスムーズに対応できるはずです。ぜひ大事な会議に当たっては、この3ステップを実践してみてください。