文章だけでも油断禁物!断り上手さんのメールテクニック

最近はメールやSNSを含めた連絡ツールが発達しており、たいていのお誘いはそういったところから入ってくるようになっていますよね。そこで悩ましいのが、誘いを断るメールの文面ではないでしょうか?お出かけや飲み会、あるいは異性からのデートのお誘いなど、すべてOKできればそれでよいのですが、予定がそれを許さないこともありますよね。また、相手や内容によっては気が進まないこともあるでしょう。

とはいえ断ることであまり角を立てるのもできればさけたいところ…そこで重要なのがお断りのメールというわけです。同じ断るにしても、その文面や言葉選びによって相手に与える印象は大きく変わります。ここでは断り上手さんが実際に使っているメールテクニックを具体例を挙げながらご紹介します。

文章の流れに沿って、まずは冒頭から考えてみましょう。誘いを断る場合でも、いちばん最初は必ず『誘ってくれてありがとう』から始めてください。この一言が入らずに、いきなり断る文面からスタートしてしまうと、相手は『誘ってはいけなかったのかな…』とネガティブにとらえてしまいがちです。とりあえず誘いに対する感謝とうれしい、ありがとうという気持ちを伝えるのは、せっかく誘った相手に対する礼儀といってもよいでしょう。

次にメインの断りの意を伝える部分です。ここで重要なことは2つあります。1つは返答をあいまいにせず、行けない・できないということが相手にはっきり伝わるようにすること、そしてもう1つは理由もきちんと添えることです。断るのが気まずく、なんとなくごまかして察してもらいたいと考えてしまうこともあると思いますが、それは相手にとっては真意がわかりにくく不親切というものです。

また、ただ単に断るだけでは相手はなぜ断られたのかわからず、悩んでしまうかもしれません。『先約(仕事)があって』、『家のことをしないといけない』など何か理由が添えてあると、それだけで相手としてもすんなり納得しやすくなるものです。ただし相手によって、正直に本当の理由を伝えるか、口実として当り障りのない理由をつけるかは使い分けましょう。

そして大事な文章の締めの部分です。ここは相手によってまったく内容が変わってきます。例えば普段から付き合いのある友人や好意を持っている相手であれば、別の日程や場所・内容を提案するなど、次につながるフォローを入れておくことをおすすめします。反対に今後も関係を続けるつもりがない、誘いを受けたくない相手なら、この部分は『また機会があれば…』というような先のことを明確にしない形で終わらせてしまって構いません。

このように、お断りメールの基本のテクニックを知り、相手によって内容を変えることで、人間関係をある程度思った方向に進めやすくなると言えます。断ることで相手に嫌な思いをさせることもなく、本当は断りたいお誘いや相手を角を立てずに遠ざけることができるので、自分自身のストレスもぐっと軽くすることにつながるのです。ぜひ断り上手さんのメールテクニックを実践してみてくださいね。